6 claves para mejorar la contabilidad directiva de tu empresa
En el marco empresarial, la contabilidad directiva o de costes es la rama de la contabilidad que fundamenta el proceso de identificación, elaboración y comunicación de la información sobre transacciones internas que la empresa requiere para tomar decisiones sobre la actividad económica.
En este sentido, los informes elaborados a raíz de la contabilidad de costes suponen un complemento adicional a la información procesada de las transacciones económicas que la empresa realiza con el mundo exterior. Además, al tratarse de decisiones a corto plazo en el seno de la organización, tiende a ser subjetiva y orienta sus aplicaciones hacia aquellos sujetos que tienen poder de decisión sobre la actividad de la empresa. En cualquier caso, la mejora en el procedimiento de toma de decisiones mediante el uso de los datos contables está sujeta a escasos o nulos requisitos formales o legales dado el carácter restringido de su actuación, por lo que se trata de una de las ramas contables menos estandarizadas (aunque útil) para la empresa.
Ideas para mejorar la rentabilidad de tu compañía
De este modo, el esquema básico de la contabilidad directiva sería el siguiente: entrada de datos (los hechos económicos que se producen en una organización en un período de tiempo concreto y que son registrados), proceso (el conjunto de procedimientos de cálculo y clasificación que permiten elaborar, a partir de los datos, la información), salida (los informes relativos a la situación patrimonial o de capacidad de generar recursos, como el balance o la memoria), feedback (retroalimentación informativa tras el proceso, donde información es reprocesada para obtener nuevos informes) y control (conjunto de principios y normas que permiten que los informes reúnan las características demandadas por los usuarios).
Por eso, aunque muchas empresas consideren secundaria o incluso innecesaria la contabilidad de gestión (tanto financiera como no financiera), se trata de una apuesta estratégica que en último término redunda en la rentabilidad de la compañía. Porque, aunque suponga un gasto extra para la economía de la empresa, hacer una valoración de los datos contables disponibles termina generando más beneficios que derroche. En este sentido, existen una serie de áreas específicas en las que se pueden apreciar más directamente las mejoras que supone el uso de este tipo de contabilidad. A continuación, estas son las seis claves para mejorar la contabilidad directiva de una empresa.
1. Clasificación de gastos
Tal y como explica la web Captio, con la contabilidad directiva podremos agilizar mucho la clasificación de los gastos de la empresa en función de su naturaleza. Es decir, se trata de ofrecer un detalle más exhaustivo de los gastos realizados, para así mejorar su control y su gestión. Así, en una empresa con un elevado número de trabajadores en movilidad, la contabilidad financiera (la única de obligado cumplimiento), nos dirá cuánto se gastan los empleados en viajes de empresa, en general. Como mucho, podrá especificar cuánto en alojamiento, cuánto en transporte, etc. Pero la contabilidad de costes va más allá y permite detallar mucho más el tipo de gastos en particular: cuánto en taxi, en transporte público, en kilometraje con coche particular… Todo un abanico de detalles contables que se escaparían sin este tipo de seguimiento, por lo que es recomendable implementar una clasificación de gastos dentro de la estrategia de contabilidad directiva.
2. Detección de gastos contables
En esta línea, y citando el hipotético ejemplo, se podría dar el caso de que la partida de taxis resultase en exceso elevada, gracias a lo cual la empresa podría estudiar nuevas decisiones a tomar, como por ejemplo tratar de negociar una tarifa fija con la compañía de taxis más utilizada, potenciar el uso del transporte público para desplazamientos de negocios, invertir en la compra de vehículos de empresa -como pueden ser coche o motocicletas para desplazamientos urbanos-, o incluso proveer a los trabajadores de bicicletas. Y es que con información detallada y actualizada se pueden adaptar las decisiones a las circunstancias más actuales, a las políticas de empresa y a las necesidades de sus trabajadores. Es importante, pues, enfocar la contabilidad directiva a la detección de gastos contables innecesarios para poder aumentar la capacidad de toma de decisiones y el control sobre las acciones a llevar a cabo.
3. Mayor control presupuestario
De la misma manera, la mejora de la gestión que se realiza en relación a los costes pasa por un mejor control del cumplimiento del presupuesto. La ejecución presupuestaria puede seguirse al detalle para detectar problemas, desviaciones, malas prácticas o gastos no esperados, siempre con el objetivo de tener un control pleno del uso que se hacen de los recursos económicos de la compañía. Así, y continuando con el ejemplo anterior, en el caso de un aumento del gasto en desplazamiento de los trabajadores, será mucho más fácil detectar el origen: si es que aumentan las tarifas de los taxis, sube el precio de la gasolina, etc. Por eso mismo, resulta indispensable contar con herramientas que permitan la detección de estas desviaciones contables para poder ajustar el presupuesto actual (pero especialmente los posteriores) en base al feedback informativo que se recibe.
4. Facilita el cálculo de rentabilidad
Por otra parte, tal y como señala el artículo, la contabilidad de gestión también permite una mejor imputación de los gastos por departamentos, por centros de coste; incluso por clientes y proyectos. Con esta información se puede estudiar la rentabilidad del trabajo realizado, saber cuánto se ha ganado por cada cliente en particular o por cada encargo. Esto permite también mejorar la eficiencia de la empresa: potenciar clientes o tipos de proyectos más rentables que otros, reorientar el negocio si es necesario o aumentar la rentabilidad con el análisis de los costes indirectos. Así, enfocar la contabilidad directiva al análisis de la rentabilidad de las líneas de negocio puede ser crucial para saber si merecen o no la pena.
5. Permite establecer la rentabilidad por departamentos
Asimismo, esto es igualmente aplicable a los departamentos o centros de costes de la empresa. Con la contabilidad de gestión podremos calcular la rentabilidad, pero teniendo en cuenta otros factores además de los puramente financieros. Por ejemplo, en el caso de tener varios establecimientos, nos permite saber cuál es más rentable. O saber el retorno que genera el departamento de marketing o el departamento financiero, dos áreas que no son productivas propiamente hablando y que, sin una contabilidad directiva, carecerían de valor para la empresa. Es importante, pues, manejar herramientas que permitan cuantificar su rentabilidad al margen de los datos estrictamente productivos.
6. Automatización de entrada de datos
Por último, existen herramientas de gestión de gastos que pueden aportar datos muy importantes y ahorrar trabajo en la realización de un plan de contabilidad de gestión, permitiendo a sus usuarios una clasificación rápida, ágil y automática de los gastos de viajes de empresa según su tipo, pero también por departamentos, centros de coste o incluso trabajadores, formas de pago, etc. En este sentido, generar bases potentes con los datos obtenidos es esencial para la mejora de la contabilidad directiva. Así, una de las mejoras más inmediatas sería la automatización de la entrada de datos, ya que sin herramientas capaces de ahorrar tiempo en este aspecto, resultaría harto complicado analizarlos y conseguir de este modo mejorar el rendimiento financiero de una empresa.
- Guillermo Penayo
- 03/Feb/2022